Ab dem 01.01.2027 reichen deine eingescannten Personalakten nicht mehr.
Dann müssen Lohnunterlagen richtig digital vorliegen: jedes Dokument einzeln, sauber benannt, sofort auffindbar. Die meisten Betriebe wissen das noch nicht. Die gute Nachricht: Eine KI kann die komplette Sortierarbeit übernehmen - wir zeigen dir, wie.
Am 01.01.2027 endet die Ausnahme.
Seit 2022 müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden - bisher konnte sich dein Betrieb davon befreien lassen. Diese Befreiung läuft am 31.12.2026 aus. Danach gilt die Pflicht für jeden Betrieb, ab dem ersten Mitarbeiter. Und geprüft wird längst digital: Die Rentenversicherung sieht sofort, was fehlt.
Eingescannt heißt nicht digital.
Ein Ordner voller Scans, ein Sammel-PDF je Mitarbeiter - so sieht es in den meisten Betrieben aus. Für die Betriebsprüfung zählt das nicht als digital. Sie verlangt drei Dinge:
1 Dokument = 1 Datei
Name zeigt den Inhalt
Sofort auffindbar
Fehlt das, gilt deine Akte als nicht prüffähig. Dann schätzt der Prüfer deine Beiträge - selten zu deinen Gunsten - und es drohen Bußgelder.
Eine neue Software legt nur ab.
Der Punkt, den viele übersehen: Ein neues System speichert deine Akten - sortieren musst du sie selbst. Deine alten Akten wandern als Sammel-Scans mit, genauso unsortiert wie vorher.
Genau diese Handarbeit übernimmt unser BVV-KI-Tool.
Es zerlegt jede Sammeldatei, benennt jedes Dokument nach Vorgabe und legt es revisionssicher in der digitalen Personalakte in ELO ab.
ELO betreiben wir wahlweise auf deinem Server, im Rechenzentrum oder in der ELO Cloud - wir sind zertifizierter ELO Business Partner.
Das Tool rechnet nach jedem Lauf nach: Es geht keine einzige Seite verloren. Das ist die Antwort auf die Frage, die jede Geschäftsführung stellt.